Сотрудники: приглашения, роли, команды

Сотрудника в систему не «создают с паролем»: администратор выдаёт ссылку, человек сам заводит вход и второй фактор. Так пароль не проходит через третьи руки и не остаётся в переписке. Дальше остаётся два решения — какую роль дать и в какой команде человек работает.

Приглашение вместо пароля

Приглашения живут на вкладке ПользователиПриглашения. В форме три поля, и обязательное из них одно — роль. Почта нужна, чтобы письмо со ссылкой ушло само; пометка помогает опознать строку в списке, когда приглашений выписано десяток («вторая смена», «стажёр от Марата»).

Ссылка действует семь дней и показывается один раз. Восстановить её нельзя даже нам: в базе хранится только отпечаток. Если человек закрыл вкладку или переслал ссылку не туда, старое приглашение закрывают и выписывают новое с теми же условиями — кнопка Выдать ссылку заново в строке. Кнопка Отозвать гасит приглашение насовсем: по ссылке уже не войдут.

Первый вход сотрудника

1. 1Ссылка открывает страницу Присоединиться к проекту: там сразу указаны компания, проект и роль, чтобы человек понимал, куда его позвали.
2. 2Он вводит имя, логин и пароль (не короче десяти символов) — эти данные администратор не увидит никогда.
3. 3Система сразу требует настроить второй фактор: показывает QR-код для приложения с кодами и просит подтвердить первым кодом. Пропустить шаг нельзя.

Второй фактор обязателен для всех и не отключается настройкой — вход в систему означает доступ к телефонам и адресам живых людей. Если сотрудник сменил телефон и потерял коды, администратор нажимает Сбросить 2FA и погасить сессии в списке пользователей: старые входы закрываются, а при следующем человек настроит фактор заново. Это же первое действие при подозрении, что доступ утёк. Отдельные входы можно закрывать по одному на вкладке Сессии в карточке сотрудника.

Роль и доступ к проектам

Роль решает, что человек может делать: смотреть чужие заказы, менять настройки, видеть полные телефоны, выгружать данные. Стартовый набор ролей закрывает обычный колл-центр, свои роли собираются из отдельных прав — разбор в статье Роли и права.

Карточка сотрудника открывается двойным щелчком по строке в Пользователи и собрана из четырёх частей:

Личный доступ к статусам сильнее командного и обычно нужен в двух случаях: новичку показывают только «Обработка» и недозвоны, а подрядчику закрывают возвраты. Как это считается вместе с командой — в статье Кому какие статусы доступны.

Команды и обслуживаемые статусы

Команда отвечает на вопрос «с чем работает этот отдел». Пока в проекте одна линия, команды можно не трогать. Они становятся нужны, когда появляется второй отдел: колл-центр подтверждает заявки, продажи работают с принятыми, логистика — с отправленными. Заводятся команды в Команды.

• Название, описание, цвет — цвет виден в списках, где команда указывается рядом с человеком.
• Обслуживаемые статусы — список заводится один раз на команду и действует на всех, кого в неё включили. Это удобнее, чем ставить одинаковые галочки семи людям.
• Состав — сотрудники проекта переключателями. Отметка старший смены у одного из них — это признак руководителя команды, не отдельная роль: права по-прежнему берутся из роли.

Уход и передача дел

Сотрудник, который уходит в отпуск или из компании, оставляет за собой две вещи: открытые задачи и заказы, где он ответственный. Если просто выключить человека, эти заказы останутся в его собственности и не всплывут ни у кого в списке дел.

Поэтому порядок такой: сначала Передать дела на вкладке ЗадачиНагрузка смены — выбрать, у кого забрать и кому отдать, — и только потом снимать активность. В момент передачи руководитель видит нагрузку принимающего и не заваливает того, у кого уже двадцать задач на сегодня. Подробности — в статье Задачи: ни одной заявки без хозяина.

Удалять сотрудника не обязательно и обычно не нужно: достаточно снять активность — вход закрывается сразу. При удалении его записи в истории заказов и в журнале действий остаются: «кто менял статус» не должно превращаться в «кто-то».