Остатки: резерв, сборка, отгрузка

Остаток нужен для одного решения: можно ли обещать товар клиенту прямо сейчас. Поэтому склад считается тремя числами, а не одним, и каждое изменение остатка попадает в журнал с причиной. На вопрос «куда делись двести банок» здесь есть ответ строкой, а не догадками.

Три числа вместо одного

Разделение решает старую проблему: когда остаток один, подтверждённые, но не уехавшие заказы либо уже списаны с полки, либо не учтены вовсе. В первом случае склад показывает меньше, чем есть, во втором двое операторов продают одну и ту же последнюю банку.

Кто ведёт остаток: статусы или склад

Дальше всё зависит от того, подключён ли модуль Склад. Это не две настройки одного механизма, а два разных учёта, и работает всегда только один: два независимых счёта одного товара не сходятся никогда, а выбирать между ними приходится на отгрузке — то есть выбирать, кому звонить с извинениями.

Проверить просто: если в меню есть раздел Склад с вкладками Остатки, Приёмка и Сборка, остатками управляет он. Число в карточке товара при этом остаётся, но это витрина — сумма по всем полкам компании, которую пересчитывает каждое складское движение.

Без модуля «Склад»: двигают статусы

Остаток двигают не люди, а статусы заказа. У каждого статуса есть настройка Склад:

• Не трогать остаток — состояние работы: обработка, недозвон, перезвон. Заказ ещё не обещание.
• Резервировать товар — стоит на группе «Принят». Единицы уходят в резерв и перестают быть свободными, но с полки не списываются.
• Освободить резерв — отмена, возврат, спам. Товар снова свободен.

Списание заложено в статусы группы «Отправлен»: товар одновременно уходит с полки и снимается с резерва, одной строкой журнала. Именно поэтому резерв не висит вечно после отгрузки.

Поставку, брак и результат инвентаризации система знать не может — их вносят руками. Право на это отдельное: Управлять остатками есть у логиста, у оператора его нет.

1. 1В строке товара нажмите значок Приход или списание.
2. 2Выберите Приход или Списание и укажите количество.
3. 3Напишите комментарий: поставка, брак, инвентаризация. Через месяц по журналу должно быть понятно, почему остаток изменился.

Резерв руками не трогается: он всегда следствие заказов. Если резерв кажется завышенным, ищите заказы, застрявшие в статусе «Принят», — они его и держат. Все движения такого учёта видны отдельным списком.

Со складом: приёмка, сборка, отгрузка

У компании с модулем Склад остаток — следствие складских операций, и другого пути к нему нет. Правка числа в карточке товара отклоняется с текстом Остатками управляет модуль «Склад»: иначе поправленное число пропало бы при первом же движении, вместе с объяснением, откуда оно взялось.

Момент, в который заказ попадает в сборку, задают правила проекта. Там же выбирают, после каких исходов резерв возвращается в свободный остаток — обычно это отмена, возврат и спам, то есть случаи, когда товар физически остался на складе.

Собрано и уехало — разные вещи

Между сборкой и выездом посылка стоит у стола, иногда до вечера. Пока она там, товар за ней числится на складе и остаётся в резерве: инвентаризация его находит, а отказ клиента до выезда разбирает коробку обратно на полку одной кнопкой Отменить, а не возвратом задним числом.

Сколько нажатий делает кладовщик, решает настройка Отгружать сразу по завершении сборки на вкладке Правила. Включена — Собрано сразу списывает товар, и это удобно там, где собирает и отдаёт курьеру один человек. Выключена — после сборки заказ ждёт кнопки Отгрузить, и нажимает её тот, у кого есть право Отгружать собранные заказы.

Вкладка Сборка открывается на том, что ещё не уехало: ждёт сборки, собирают, собрано. Над списком стоят счётчики по состояниям, и у каждого — возраст самого старого задания: три собранных посылки вечером означают машину, которая вот-вот приедет, а те же три, стоящие с прошлого дня, означают, что о них забыли. Второе система подписывает отдельной строкой.

У уехавшего задания видно и время выезда, и кто отгрузил. Это первое, что спрашивают, когда посылка не дошла. У заданий, уехавших до появления этой отметки, автор остался только в Журнале аудита.

Журнал движений склада

Отдельная вкладка показывает движения по всему складу сразу: пропажу замечают по складу целиком, а виновный товар выясняют уже здесь. В строке — вид движения, количество, остаток после него, заказ и причина.

Виды движений разделены не для красоты. Бронь и Снятие брони остаток не трогают, Отгрузка меняет и остаток, и резерв, Пересчёт объясняет расхождение с полкой, а Сверка с внешним складом — расхождение с партнёром: за первым идут на полку, за вторым звонят поставщику. Количество в строке всегда положительное: направление задаёт вид, а «минус пять» не отвечает на вопрос, уехали эти пять клиенту или их не досчитали на полке.

Что видит оператор

Оператору не нужны три числа — ему нужно знать, можно ли обещать. Поэтому в карточке заказа остаток не показывается вовсе, а у кнопки товара с нулевым свободным остатком горит красное «нет». Кнопка при этом остаётся рабочей: решение обещать товар, которого сейчас нет, оператор принимает осознанно.

Руководитель и логист видят цифру Закончились в счётчиках товаров и плитку Нет в наличии на рабочем столе — обе ведут в один и тот же список. Как устроен утренний обход, описано в Рабочем столе по ролям, а поля товара и цены — в Товарах, ценах и допродаже.