Пересчёт склада и расхождения

Учёт расходится с полкой всегда: банку разбили и не сказали, коробку отдали курьеру мимо задания, при приёмке посчитали не то. Пересчёт — единственный способ узнать, насколько разошлось, и единственное место, где недостачу видно деньгами до того, как она станет движением по складу. Считать при этом можно не останавливая работу: пока лист открыт, заказы собирают и отгружают как обычно.

Зачем пересчёт

Цена расхождения не в самих банках, а в обещаниях. Система показывает оператору свободный остаток, оператор обещает товар клиенту, заказ уходит в сборку — и кладовщик у полки обнаруживает, что брать нечего. Заказ переносят, клиенту звонят второй раз, курьеру меняют маршрут. Один раз это накладка, а каждую неделю — это учёт, которому больше не верят: оператор начинает «уточнять на складе» перед каждым заказом, и вся система превращается в блокнот.

Обратная сторона — недостача, которую никто не заметил: двести банок пропадают не разом, а по одной. Расходится учёт обычно в трёх местах: возврат вернулся в системе и не вернулся на полку (см. Возвраты), в приёмке факт записали по накладной, а не по коробкам, товар отдали курьеру мимо задания. Пересчёт не говорит, где именно порвалось, но превращает «кажется, чего-то не хватает» в число, дату, имя и объяснение — то, с чем можно идти разбираться.

Как открыть лист

1. 1Открыть инвентаризацию — выбрать склад и написать в Что считаем, что именно берёте: «Полки А1–А8, кремы. Считают Пётр и Анна». Эту строку читают через полгода, когда ищут, кто считал ту полку.
2. 2Открыть и считать — лист открывается и сразу открывается на счёт.
3. 3Ходите по складу и записывайте факт: сколько единиц нашли на полке. Остаток при этом не двигается.
4. 4Сверка и закрытие — посмотреть итог: что сошлось, где расхождение и сколько оно стоит.

На одном складе живёт один открытый лист. Второй не открывается — система назовёт номер того, что уже идёт: На этом складе уже идёт инвентаризация №N. Две бумажки на одну полку означают два разных факта об одном и том же, и при закрытии второго итоги первого молча поедут обратно.

Считать можно несколько дней и несколькими людьми: в каждой строке остаётся, кто назвал число и когда. Лист виден всем, кто видит склад, — его итог объясняет, почему остаток такой, и спрашивают об этом не только те, кто считал.

Склад не замирает

Заморозки склада на время пересчёта нет, и это выбор, а не недоделка. Заморозить склад — значит закрыть магазин на день; заморозить одну позицию — значит поставить кладовщика посреди сборки перед тем, что именно этот крем сейчас взять нельзя, с клиентом на линии.

Там, где после счёта было движение, сверка это подписывает: после счёта было движение: сейчас по учёту N. Это не ошибка, а обычная работа склада, но знать об этом надо: остаток после закрытия будет не тем числом, которое назвал кладовщик, — расхождение к движениям прибавится, а не заменит их.

Считают вслепую: сначала факт

До записи факта учётное число по позиции на экране не показывается. Это главное правило пересчёта, и оно не про недоверие к людям, а про то, как работает внимание: человек, который видит «по учёту 20», досчитывает до двадцати и останавливается. Двадцать первую банку за коробкой он уже не ищет, и расхождение, ради которого всё затевалось, не находится никогда.

• В поле Сколько на полке вводят то, что нашли, и жмут Записать факт.
• После записи строка появляется в листе целиком: Нашли, Было по учёту, Расхождение со знаком, кто и когда считал. Скрывать учёт после того, как число названо, уже незачем — наоборот, разбирать расхождение проще, пока стоишь у полки.
• Записанный факт остаток не меняет. До закрытия листа любую строку можно переписать или убрать: запись в лист обратима, а движение по складу — нет.
• В строке видно Место — код полки, где числится товар. Спор «я эту полку считал» решается кодом места, а не памятью двух людей.

Товар без штрихкода считают вторым путём: Товар без кода — выберите из списка, количество и Записать факт. Без него позиции из отчёта «товары без штрихкода» в пересчёт не попали бы вовсе, а это как раз фасовка своими руками — то, что теряется чаще всего. Про коды — Штрихкоды, свои коды и работа сканером.

Сканирование в пересчёте

Сканер здесь работает так же, как в приёмке и сборке: код перехватывается на всём экране, курсором в поле попадать не нужно. Скан ничего не записывает — он только отвечает, что за товар в руках, и открывает поле для числа. Считает человек, а сканер лишь избавляет его от поиска позиции в списке.

Повторный счёт и лишняя строка

Повторный счёт той же позиции без явного согласия — отказ, и в отказе едет прежнее число и имя того, кто его назвал. На большом складе двое идут навстречу друг другу и сходятся на одной полке: один нашёл 18, другой 12. Молча оставить последнее число значит потерять расхождение, которое как раз и надо разобрать, — правильный ответ здесь пойти и посчитать вместе.

Согласиться и переписать — это кнопка Переписать прежние N. Учёт в строке пересчитывается заново: между первым и вторым счётом могла быть отгрузка, и сравнивать новый факт со старым снимком не с чем. Число пересчётов видно и в листе, и в сверке — пересчитан 2×: позиция, которую считали трижды, стоит отдельного разговора.

Сверка: штуки и деньги

Сверка и закрытие — единственное место, где недостачу видно раньше, чем движения по складу. Сначала итог: сколько позиций посчитано, сколько сошлось, сколько единиц недостачи и излишка, сколько это в деньгах. Потом каждая расходящаяся позиция с местом, числами и тем, кто считал. Потом непосчитанные. И только затем кнопка: закрытие с недостачей на миллион не должно быть одним нажатием.

Непосчитанное намеренно не обнуляется: считать его нулём означало бы, что прерванный обедом пересчёт списывает весь склад. Если полки действительно пусты — поставьте им факт «0» руками, это осознанное действие, а не следствие того, что до дальней полки не дошли. Иначе система продолжит обещать этот товар клиентам.

Если пока вы читали сверку, сосед посчитал ещё одну полку, закрытие не пройдёт: Список расхождений изменился — обновите экран и посмотрите, что добавилось. Согласие с недостачей должно относиться к тому итогу, который человек видел, а не к тому, который сложился за это время.

Кто закрывает лист

Лист, который сошёлся, закрывает кладовщик: движений по складу всё равно не будет, и кнопка называется Закрыть инвентаризацию. Лист с расхождением — Закрыть с расхождением, и на это нужно отдельное право Закрывать инвентаризацию с расхождением.

Это главное разделение во всей инвентаризации: человек, который отвечает за пропавший товар, не должен уметь списать его сам, назвав это пересчётом. Кнопка Сверка и закрытие при этом есть у кладовщика всегда: посмотреть итог должен и тот, кто закрыть сам не сможет, — иначе он не узнает, к кому идти и с чем.

Вместе с расхождением требуется объяснение — поле Откуда расхождение, не меньше десяти знаков. «Ок» и «-» в этом поле означают, что недостачу закрыли не глядя, а читать это объяснение будет тот, кто через полгода спросит, куда делись двести банок: «Две паллеты разбиты при разгрузке 9 августа, составлен акт». Оно потом видно прямо в списке листов.

Что происходит после закрытия

• По каждой расходящейся позиции уходит движение Пересчёт: остаток становится тем, что нашли на полке, с поправкой на всё, что уехало и приехало после счёта.
• Позиции, которые сошлись, движений не создают. «Посчитали и сошлось» — не событие склада, а журнал, засыпанный такими строками, перестают читать.
• В основании движения стоит номер листа и оба числа: Инвентаризация №N: на полке 12, по учёту на момент пересчёта 18. Через месяц по журналу видно не только «минус шесть», но и откуда он взялся.
• Деньги списания считаются по партиям склада: недостача уносит те партии, которые ушли бы при отгрузке, и оценка остатка на вкладке Деньги меняется ровно на эту сумму.
• Если после списания свободный остаток проваливается ниже порога, срабатывает оповещение о низком остатке — то же, что при обычной отгрузке. Про пороги — в Остатках.
• Закрытый лист не открывается заново и движения по нему не отменяются. Новое расхождение оформляется новым пересчётом — и это честнее: отменённое списание выглядело бы как «недостачи не было».

Отмена листа

Отменить лист — выход из открытой инвентаризации без последствий: лист открыли не на том складе, начали не вовремя, посчитали половину и уехали. На складе не меняется ничего, ни одного движения, а посчитанные строки остаются: кто что считал — это история, и стирать её значит терять единственный след того, что пересчёт вообще был. Без отмены единственным выходом было бы закрытие, а закрытие половины листа — это движения по половине склада. Состояния так и названы по последствию: Закрыта, движения записаны и Отменена без движений.

Разовый пересчёт одной позиции

Открывать лист ради одной ошибки незачем. Кнопка Пересчитать в строке остатка правит одну позицию: вводят Сколько лежит на самом деле — факт, а не разницу, потому что на полке считают банки, — и обязательную Причину. Без причины пересчёт неотличим от правки числа руками, ради ухода от которой всё и затевалось: через месяц в журнале будет «минус двенадцать» и никого, кто помнит, почему.

• Право на это отдельное — Корректировать остатки, — и кладовщику по умолчанию не даётся: корректировка меняет остаток без основания, а человек, который отвечает за недостачу, не должен уметь списать её сам.
• Переключатель Количество назвал внешний склад, а не наш кладовщик меняет вид движения на Сверка с внешним складом. Доверие к источнику разное: за расхождением по сверке идут звонить партнёру, за расхождением по пересчёту — на полку.
• Разовым пересчётом правят очевидную ошибку. Всё, что надо разбирать — недостача по нескольким позициям, спор о том, кто считал, — идёт листом: только у листа есть сверка, деньги и отдельное право на согласие с расхождением.

Журнал движений

Вопрос «куда делись двести банок» задают про склад целиком, поэтому фильтры здесь необязательные: склад, товар, вид движения — и свежее сверху. В строке видно, что произошло, количество, Остаток после и Основание: заказ, приёмка или причина, написанная руками.

Знака у количества нет намеренно: направление говорит вид движения. У пересчёта и сверки в количестве лежит величина расхождения, и в какую сторону оно случилось, видно по остатку после. Колонка Себестоимость есть только у тех, кому открыто Видеть себестоимость и оценку остатка; сумма зафиксирована в момент движения, поэтому вчерашний отчёт сегодня показывает то же число.

Отдельного отчёта «сколько денег потеряли на недостачах» нет. Итог расхождения в деньгах живёт в сверке конкретного листа, а общая картина — на вкладке Деньги: сколько единиц лежит, сколько из них оценено и на какую сумму, по складам и итогом по компании.

Права

Роль «Склад» по умолчанию собрана именно так: считать — да, соглашаться с недостачей — нет. Кто открывает лист, кто его закрывает и кто видит деньги — это три разных человека, и по одному этому распределению видно, как в компании разбирают потери. Про роли и права — в Ролях и правах, а про то, кто и что вообще делает со складом, — в Приёмке и местах хранения и Сборке заказов и отгрузке.

Чего пока нет

• Лист открывается на склад целиком, а не на выбранные полки. Что именно считаете — пишут словами в Что считаем; система по местам лист не ограничивает и не проверяет, что вы обошли все полки из списка.
• Печати листа на бумагу и выгрузки в файл нет: считают с экрана телефона или планшета, факты записывают на месте.
• Частичного закрытия нет: лист закрывается целиком. Досчитать позже можно, пока он открыт, а после закрытия — только новым листом.
• Закрытый лист не переоткрывается, движения по нему не отменяются. Ошибку исправляют новым пересчётом, и в журнале останутся оба.
• Уведомления о расхождении никому не уходят, и плановых пересчётов по расписанию нет: лист всегда открывает человек, и сверку смотрит тот, кто закрывает.
• Пересчёт идёт по товарам, а не по партиям и срокам годности: сколько банок из какой поставки лежит на полке, лист не спрашивает.