Касса смены, расходы и расчёты с курьерами

Касса смены отвечает на два вопроса: сколько денег должно быть в ящике и сколько причитается каждому курьеру. Все числа считает сервер — по ним отдают наличные, и второй арифметики в браузере быть не должно: она разошлась бы с первой на первом же частичном выкупе, а спорить пришлось бы с человеком, который стоит у стола.

Сколько ждём и сколько привезли

Вкладка считает ту смену, которая выбрана на вкладке Смена: иначе пересчитывать кассу можно было бы не тому дню. Смотреть цифры можно с правом Видеть смены и доставки, а вносить расходы, пересчитывать купюрницу и отмечать расчёты — с правом Касса, расходы и расчёты. Права разделены не для строгости: доставки отмечает логист, наличные принимает и выдаёт кассир, и в живой смене это часто разные люди.

Сумма в строке — снимок на момент попадания заказа в смену: берётся наложенный платёж, если он назван в заказе, иначе сумма заказа. Именно поэтому правка состава заказа задним числом не меняет вчерашнюю ведомость. Откуда берётся наложенный платёж и почему он не подставляется автоматически, описано в Доставке, треках и отгрузке.

Чем заплатили

У каждой денежной строки есть поле Чем заплатили: Наличные, Карта, Перевод. Это не статистика ради статистики — от вида оплаты зависит, сколько бумажек должно лежать в ящике вечером. В кассе смены карта и перевод показаны отдельными строками и в пересчёт не идут: их никто не приносит в конверте.

Отдельный случай — партия для курьерской службы. Курьера в такой смене нет, деньги с клиентов собирает служба и перечисляет их потом, поэтому в итогах показан только наложенный платёж и расходы: ни тарифа, ни комиссии, ни купюрницы. Пустая колонка Получено в такой смене читалась бы как «служба ничего не привезла», и её пошли бы выяснять к службе.

Расходы смены

Расход — это наличные, которые ушли из кассы до пересчёта. Они уменьшают то, что должно лежать в ящике: без них купюрница не сойдётся на стоимость заправки, и вечер уйдёт на поиск недостачи, которой нет.

1. 1В блоке Расходы смены нажмите Расход.
2. 2Заполните Вид расхода — бензин, обед, мешки. Это обычное поле, а не выбор из списка: у одного клиента расходы называются «бензин» и «обед», у другого «мешки» и «штраф», и ждать новый вид от обновления системы никто не станет.
3. 3Укажите Сумма и Основание. Основание обязательно: расход без основания — это недостача, которую назвали расходом, и через месяц по кассе нельзя понять, куда ушли деньги.

В списке видно вид, основание и время записи. Исправить сохранённый расход нельзя — его удаляют и заводят заново; при удалении система прямо говорит, что в кассе станет на эту сумму больше.

Купюрница

Купюрница — пересчёт наличных по номиналам, а не одна сумма. Разница принципиальная: сумму подгоняют. Логист, у которого не сходится тысяча, пишет ту цифру, которая сходится, и расхождение обнаруживается через неделю, когда вспомнить события того вечера уже нельзя. Пересчёт по номиналам подогнать так же легко не получится, а расхождение он находит сам — пока курьеры ещё не разъехались.

1. 1Добавьте номиналы, которые лежат в кассе: поле Добавить номинал и кнопка Номинал.
2. 2Впишите, сколько купюр каждого номинала пересчитали.
3. 3Нажмите Сохранить пересчёт. Итог считает сервер, а не браузер: двух ответов на вопрос «сколько денег в ящике» быть не должно.

Пересчёт сохраняется целиком: номинал, убранный из списка, обнуляется. Так и должно быть — логист пересчитывает ящик за раз, а забытая строка от прошлого пересчёта означала бы лишнюю тысячу, которой в кассе нет.

Требовать пересчёт при закрытии смены или нет, решает владелец.

Выключатель Требовать пересчёт купюрницы при закрытии работает так: включено — пока купюрница не сойдётся с наличными, смену закрыть нельзя. Выключено по умолчанию: клиенту, который принимает только переводы, купюрница мешает — пересчитывать ему нечего. Право на эту настройку — Настраивать зоны и тарифы доставки. Остальные причины, по которым смена не закрывается, перечислены в Смене логиста: от открытия до закрытия.

Расчёты с курьерами

По строке на человека: сколько с него получить и сколько ему отдать. Наверх суммы не отправляются вовсе — кнопка отмечает только факт «рассчитались», иначе на кассе появилась бы вторая версия того, сколько человеку причитается, — та, которую набрали в браузере.

Отметку ставит кнопка Рассчитались, снять её можно стрелкой рядом. Заметка в строке сохраняется, когда вы уходите из поля, — в неё пишут то, что объясняет расхождение: «сдал тысячу утром». Отметить расчёт можно и в закрытой смене: деньги курьеру нередко отдают на следующее утро, и переоткрывать ради этого ведомость незачем.

При закрытии смены расчёт по каждому курьеру записывается отдельным документом. По нему отдают наличные, и он должен остаться таким, каким его подписали, даже если завтра поправят тариф или состав смены.

Выезд был, доставки не было

Курьер съездил, а клиент отказался у двери или попросил привезти завтра. Доставки нет, денег нет, но бензин потрачен и полтора часа маршрута ушли — и во многих компаниях за такой выезд платят. Раньше эти деньги существовали только на бумаге у логиста: тариф начисляется по доставленным строкам, и выданные наличные в ведомости не сходились.

Теперь у строки с исходом Отказ или Перенесён есть пометка Выезд оплачен курьеру. Поставлена — тариф этой строки попадает в тариф смены и в выплату курьеру, ровно как у доставленной. Стоит поменять исход на доставленный — пометка снимается сама: тариф по доставке начисляется и так, а вторая пометка означала бы, что один выезд оплатили дважды.

Ставить её каждый раз руками не нужно — значение подставляется в момент, когда логист отмечает исход, а решает это владелец.

Служебные поездки в деньгах

Служебная строка — поездка без заказа: забрать возврат, отвезти документы. В деньгах она устроена иначе, чем доставка, и это стоит держать в голове при сверке.

• Выручки нет. Суммы с клиента у такой строки не бывает вовсе: сервер её не примет. Иначе «отвезти документы» на три тысячи попало бы в выручку смены, и вечером касса не сошлась бы ровно на эти три тысячи.
• Комиссии нет. Процент считается с привезённых денег, а их тут нет.
• Тариф есть. Он попадает в выплату курьеру и в итог смены — ради этого строку и заводят.
• Вид оплаты не спрашивается. При закрытии смены такие строки пропускаются: требовать вид оплаты у поездки за документами значит просить логиста соврать.

Тариф поездки задают при её создании: пусто — как за обычную доставку этого курьера, нуль — бесплатно. Как заводится такая строка, описано в Смене логиста.

Чего пока нет

• Нет кассовой книги и переходящего остатка: касса считается внутри одной смены, и деньги, оставшиеся в ящике со вчера, система не знает.
• Записанный расход не правится — его удаляют и заводят заново. Справочника видов расходов тоже нет: вид пишут текстом.
• Комиссия у курьера одна на все его строки: процента, зависящего от товара, зоны или суммы, нет.
• Выдачи денег внутри системы нет. Рассчитались — это отметка факта, а наличные передают из рук в руки.
• Отдельного отчёта по кассе за период нет: деньги нескольких дней смотрят в журнале смен, где у каждой строки видны «К получению» и «Получено». Про сводные разрезы — Отчёты: разрезы и якорные даты.