Смена логиста: от открытия до закрытия

Смена — таблица, вокруг которой устроен день логиста: заказы разложены по курьерам, и к вечеру по каждой строке известно, доставили её и сколько денег привезли. Заказ попадает в неё сам, а исход доставки сам возвращается в заказ статусом — поэтому сверять смену с воронкой глазами не нужно, и заказ не теряется между двумя экранами.

Смена — это день одной зоны

Смена — не «сегодняшние доставки», а рабочий день конкретной зоны: у города и у области свои смены на одну и ту же дату, со своими строками, своей кассой и своим человеком, который их ведёт. Пара «зона и дата» уникальна: второй смены на тот же день завести нельзя, потому что две таблицы означают две кассы и два разных ответа на вопрос, сколько сегодня привезли.

Сверху — журнал смен с деньгами, снизу — выбранная смена целиком. Журнал открывается вашими зонами: логисту области не нужно каждое утро вылавливать свою строку среди двадцати городских. Чьи зоны показывать, переключают кнопками Мои зоны и Все зоны — это вид, а не право: чужую смену можно открыть и вести, подменяя коллегу в отпуске, не дожидаясь администратора.

Весь раздел доступен по праву Видеть смены и доставки. Правка строк — по праву Вести смену: без него смена открывается только на чтение, и это нормальный доступ для руководителя, который смотрит цифры, но не отмечает доставки.

Как смена появляется

Чаще всего её не открывают вовсе: первый подтверждённый заказ создаёт черновик сам, и утром логист просто выбирает его в журнале. Открывать руками нужно тогда, когда день надо подготовить заранее: собрать завтрашнюю смену вечером, завести смену в зоне, где сегодня заказов ещё нет, или оставить заметку для сменщика.

1. 1В журнале нажмите Открыть смену.
2. 2Выберите Зона и Дата. Дата подставляется по часам проекта, а не по часам вашего ноутбука: в шесть утра по Бишкеку в Европе ещё вчерашний день, и смена открылась бы не та.
3. 3При необходимости заполните Заметка к смене — «два курьера, один на своей машине». Заметка видна в журнале и в самой смене.

Откуда берутся строки

Основной путь — сам заказ. Когда заказ доходит до момента, который назван в источнике своих заказов (по умолчанию это группа «Принят»), система подбирает зону по городу и региону и кладёт заказ в её смену. Ни одного ручного шага: именно на ручном переносе номеров заказы и теряются между сменами.

В какую именно смену попадёт заказ, решается по порядку: сегодняшняя смена зоны, если она не закрыта; иначе ближайшая будущая, если её уже начали собирать; иначе заводится новая. Когда сегодняшняя смена уже закрыта, заказ уезжает на завтра — дописывать его в сведённую ведомость нельзя.

Руками добавляют то, что мимо воронки не прошло: заказ приняли звонком напрямую или список на развоз пришёл куском переписки.

Ответ на вставленную пачку разобран по группам, и это важнее самого добавления: Добавлены в смену, Уже были в этой смене, Стоят в другой смене с датой той смены и Таких заказов в проекте нет. Из ста номеров молча встанут девяносто семь, а работа на сегодня — как раз оставшиеся три.

Служебная строка заводится отдельной кнопкой, а не галочкой в обычном добавлении. В диалоге Зачем поездка — обязательное поле: именно это название встанет в таблицу вместо номера заказа, и через неделю по нему объясняют, за что заплатили. В поле Сколько платим за поездку пусто означает тариф как у обычной доставки этого курьера, а нуль — что поездка бесплатная: так отмечают то, что курьер сделал по пути.

Порядок объезда и курьеры

Порядок строк в таблице — это порядок объезда, и его ведёт логист. Колонка Объезд двигает строку на одну позицию вверх или вниз, а отмеченную пачку кнопка В начало поднимает в голову смены в том порядке, в каком строки стоят сейчас. Перетаскивания мышью нет намеренно: в смене на сто сорок строк тащить строку из конца в начало приходится через десяток экранов, и на полпути её роняют.

Курьера назначают двумя способами. Пачкой — отметить строки и выбрать человека в поле Назначить курьера над таблицей; там же есть Снять курьера. По одной — карандашом в строке. И то и другое требует права Вести смену.

Когда курьеров четверо, а строк полторы сотни, таблицу читают не именами. Поле Показать оставляет строки одного человека — с ними и разбирают его развоз, — а Ещё никому не отдано показывает то, что не повезёт никто. У каждого курьера в строке стоит цветная метка; откуда она берётся и зачем нужна, описано в Курьерах: справочнике, тарифах и назначении.

С выбранным курьером над таблицей появляется его сводка: строк, доставлено, к получению, привёз, разница, к выплате. Числа про деньги считает сервер — те же, что на вкладке Касса. Рядом кнопка Акт для этого курьера.

Исход строки и что он делает с заказом

Исход отмечают карандашом в строке. Это не пометка «для себя»: исход двигает сам заказ по воронке, заводит возврат и попадает в расчёт с курьером.

Статус заказу проставляет не логист, а система: в истории заказа автором стоит «логистика». Это честнее — логист отметил доставку, а статус её следствие, и в воронку он не заходил.

В какой именно статус уедет заказ, решает владелец. Пока поля пустые, берётся первый видимый статус нужной группы — так это работало до появления настройки.

Три поля — Доставлен, Частичный выкуп и Отказ — и править их можно с правом Настраивать зоны и тарифы доставки. Настройка нужна там, где отказами на доставке занимается отдельный человек: иначе такой заказ уезжает в общий «возврат» и теряется среди возвратов со склада. Частичный выкуп по умолчанию ведёт в ту же группу, что и доставка, и разводят их только там, где недовыкупы разбирает отдельный отдел. Как устроены группы и порядок статусов — в Статусах и группах.

После отметки отказа коробка едет обратно, и возврат по заказу встаёт в раздел Возвраты. На остаток товар вернётся не в этот момент, а когда коробку примут на складе: пока она в машине, обещать этот товар следующему клиенту нельзя. Что происходит с остатком дальше — в Остатках: резерв, сборка, отгрузка.

Исход можно вернуть в Ждёт доставки — тогда возврат снимется, а подставленные деньги очистятся. А вот удалить строку с проставленным исходом нельзя: она уже двинула заказ и попала в расчёт с курьером. Сначала верните исход, потом удаляйте.

Перенос на другую дату

Здесь легко ошибиться, и ошибка тихая. Исход Перенесён в диалоге строки закрывает сегодняшнюю строку и записывает новую дату, но саму строку в смену на эту дату не отправляет: завтра её в таблице не будет, и заказ вспомнят, только когда позвонит клиент. Чтобы заказ действительно уехал на другой день, строки отмечают галочками и нажимают Перенести.

Массовым перенос сделан не для красоты: вечером переносится половина смены. Исходная строка не переезжает, а закрывается переносом, а на новую дату уходит её копия — без курьера. Тот, кто ехал сегодня, завтра может не выйти, и строка с его именем выглядела бы как уже назначенная. Копия помечена в таблице значком перенос и помнит, откуда пришла: три переноса подряд — это не доставка, а способ не звонить клиенту, и по цепочке это видно.

Куда уезжает перенос по умолчанию, задают две настройки проекта: Перенос по умолчанию, суток и Переносить в смену той же зоны. Второе выключают там, где перенесённые заказы возит отдельный курьер по всему городу: тогда они собираются в запасной зоне. Срок считается от даты смены, а не от «сегодня»: смену закрывают и на следующее утро, а «на завтра» означает день после доставки.

Массовые действия и печать

Отмеченные галочками строки — вход во все массовые действия сразу: назначить курьера, поднять В начало, Перенести и напечатать Наклейки. Отметки собираются только из показанных строк: с включённым фильтром по курьеру «отметить всё» означает «все строки этого человека», иначе чужой заказ уехал бы вместе с пачкой и не сошёлся бы вечером ни у кого.

Наклейки печатают из смены, а не из списка заказов, потому что пачка уже собрана здесь: уходить за ними в другой раздел значит собирать её второй раз фильтрами. Нужно право Печать этикеток, за раз печатается не больше ста наклеек, а служебные строки пропускаются — клеить наклейку не на что.

Мой день

Смену открывают, уже зная, что искать. На вопрос «что вообще случилось за ночь» отвечает отдельный экран — он же первый пункт раздела.

По каждой вашей зоне видно, открыта ли сегодня смена, сколько в ней строк, сколько ещё ждут исхода и сколько заказов не назначено никому. Ниже — плитки про отправки службами и возвраты, а также два числа, которые теряются чаще остальных: Перенесено на сегодня (то, что вчера не доехало и обещано клиенту сегодня) и Не разобрано на приёме (заказы пришли, но система их не поняла — их нет больше нигде). Каждое число ведёт туда, где эту работу делают.

Стол считается по вашим зонам, а переключатель Мои зоны / Все зоны тот же, что в журнале смен. Зоны закрепляет администратор; у того, кому их не назначали, оба вида показывают проект целиком, и переключателя он не увидит. Что видит по утрам каждая роль, разобрано в Рабочем столе по ролям.

Закрытие и переоткрытие

Закрытие — это не «спрятать вчерашнее». В этот момент сводятся расчёты с курьерами и итоги смены записываются снимком: тариф и процент комиссии настраиваются, их меняют, и без снимка вчерашняя ведомость перестала бы сходиться с деньгами, которые уже отдали. Нужно право Закрывать смену.

В диалоге видны три числа, по которым обычно и принимают решение: получено, к выплате курьерам, должно быть в кассе. Там же дописывают заметку — «один курьер сдал деньги утром следующего дня».

Если что-то не готово, сервер отказывает и показывает все причины сразу, а не первую из них четыре раза подряд. Список остаётся в смене, и у каждой причины есть ссылка выделить эти строки — она заодно снимает фильтр по курьеру, потому что недоделанные строки бывают у разных людей.

• Не отмечен исход по строкам — заказы, по которым неизвестно, доехали они или нет.
• У доставленных не указан вид оплаты — без него деньги не лягут ни в наличные, ни в карту, ни в перевод, и касса не сойдётся.
• У переносов не указана новая дата — перенос без даты это заказ, который никуда не уедет.
• Купюрница не сходится с наличными — только если в настройках проекта включено требование пересчёта. Подробнее в Кассе смены, расходах и расчётах с курьерами.

Закрытая смена читается, но не правится. Чтобы её поправить, нужно право Переоткрывать закрытую смену — отдельное и не у того, кто смену вёл: правка сведённой ведомости меняет суммы, по которым уже рассчитались с людьми. Причина обязательна, одного слова мало, и она уходит в журнал вместе с тем, кто переоткрыл. Дата и автор закрытия остаются на месте: то, что смену закрывали, — часть её истории.

Чего пока нет

• Нет построения маршрута и карты: порядок объезда логист задаёт руками, система его только хранит.
• Нет кабинета курьера и мобильного приложения. Курьер в систему не заходит, исходы за него отмечает логист.
• Нельзя перетаскивать строки мышью — только стрелками и кнопкой В начало. За один раз сервер переставляет 500 строк.
• Нельзя завести две смены одной зоны на одну дату и нельзя удалить строку с проставленным исходом.
• Отметка Перенесён сама по себе не переносит заказ в другую смену: для этого есть отдельное действие Перенести.